リクルートテクノロジーズ メンバーズブログ  社内ITの情報共有会 「社内IT施策共有会2019」を開催しました!

社内ITの情報共有会 「社内IT施策共有会2019」を開催しました!

こんにちは。
リクルートテクノロジーズ インフラソリューション部(以下、IS部)の五味です。

社内が期末モード一直線な3月15日、当社オフィスのあるグラントウキョウサウスタワーにて、「社内IT施策共有会2019」というイベントを開催しました!

社内IT施策共有会とは、大手web企業を中心とした(一部製造業も!) 各社が、社内ITをどのような戦略・技術で推進しているか、悩みなども含めナレッジシェアすることを目的として開催している会です。
ビジネス上は競合していることもありますが、社内ITという枠で情報を積極的にシェアすることで、業界全体をよくしていこう、という意図があります。

今回は第2回目、当社が幹事会社として開催しました。
なんだか楽しそうだな、ということで運営スタッフとして参加した私から、イベントをレポートします!

 

共有会 編

IS部有志で構成されたスタッフは、今回制作した共有会ロゴが入ったパーカーを着てスタンバイです。
業務を終えてもまだまだ元気なスタッフ陣がゲストをお迎えしました。

今回の登壇会社は、クックパッド、LINE、DMM.com、楽天、ディー・エヌ・エー、メルカリ、ヤフー、グリー、LIXIL、当社の全10社。(発表順で掲載 敬称略)

ありがたいことに、聴講者としては約40社、人数では100名を超える方にご参加いただき、会場のアカデミーホールは満員状態です。

また共有会の様子はウェビナーを使用し、ご登壇いただいた各社の拠点での同時放送も行っており、たくさんの聴講者にご参加いただいています。ありがたや・・・!

18時開始にも関わらず、いい緊張感に包まれた雰囲気でスタートです!

トップバッターは当社の荒井から。
当社の事例紹介では、社内ITサービスのミッションとして掲げている「More Productivity」をキーワードとして2018年に実施した施策2つをピックアップしお話しました。

キーワードとなる「More Productivity」ですが、ニーズのその先を見通した社内ITサービスを提供することで、すべてのユーザーのProductivity(生産性)をあげていきたいという我々IS部のミッションを指しています。
社内IT環境を提供している私たちにとってはリクルートで働いている方がユーザーですので、社内ITによってリクルート全体の働き方や業務そのものをよくしたい、変えたい、という想いがありこのミッションを掲げています。

紹介した施策は以下の2つです。

1)マルチソリューション

1つ目はマルチソリューションです。

過去、リクルートのIT環境はユーザーの多様なニーズに個別対応してきたこともあり、様々なクライアント環境が混在する状態でした。それらの管理は困難を極めており、思案の末、VDI(Virtual Desktop Infrastructure:仮想デスクトップ基盤)への集約を決めました。(これが3年前のことです)

結果、集約によって管理工数の削減といった統合メリットが得られたほか、昨今のリモートワーク推進にも大きく貢献することができました。

しかし、大多数のユーザーがVDIで業務を行う一方、新幹線などでの移動中や地方での業務においては、ネットワーク環境の問題でVDIに接続しづらいケースも出てきました。 そこで、ユーザーの生産性向上こそをROIのR(Return)とし、生産性の向上が見込める施策に対して戦略的に投資を行うことを決断しました。

今回の事例紹介では、次の判断軸をもって施策を推進した際の経緯についてお話ししました。

①職種の特性に合わせたサービスを提供する
②評価指標を設定し投資対効果を継続モニタリングする
③アカウント情報やセキュリティ情報、その他統合メリットのあるデータは集約管理する

具体的例としては、PCラインナップやコミュニケーションツールのマルチ化を現在進行形で進めています。

2)チャネル改革

2つ目はチャネル改革です。
(※ここでいうチャネルとは、社内IT部門と利用ユーザーとの間のコミュニケーションチャネルのことを指します)

これまでユーザーとのコミュニケーションについては、全国の拠点で同じような説明会や打合せを繰り返し行うといったパワープレーや、カスタマイズされたUIを用いた申請システムなどに頼ってきました。

パワープレーはイレギュラー対応への瞬発力があるなどのメリットも持ち合わせる一方、IT部門・ユーザー部門双方の負担が重くなるというデメリットがありました。

またユーザ要件に合わせてカスタマイズしたシステムUIは、一時的にはニーズに合うものの、その後の業務やシステムの変化に追随しきれず陳腐化するリスクを持っていました。

そこで、ここでもユーザーの生産性向上に着目し、コミュニケーションチャネルを変えることに舵を切りました。

チャネル改革については、次のポイントをもとにお話ししました。

①過去の経験から培った知見を活かし、コミュニケーション戦略と業務プロセス設計を駆使した仕組みを作る
②UXを重視したシステム構造とし、それに基づいてUI設計する

具体的には、今年度のWindows 10化プロジェクトで採用したユーザーコミュニケーション手段についてお話ししました。 Microsoft Flow ほか、クラウドサービスを活用した「社内広報~QA対応~インシデント管理~共同作業」の自動連係の事例で、 より少ない投資で50,000人のユーザーとIT部門がWeb上でコミュニケーションを完結した話です。
また、ChatbotAIを活用した申請システムの事例もお話ししました。

そして最後には、次期ネットワーク構想やコールセンターの音声解析によるユーザーサポート強化といった、今後のProductivity向上に向けた施策についてご説明しました。

詳細は下記の資料に記載されていますので、よろしければこちらもご覧ください。

 

その後も各社の発表が続きましたが、戦略や施策に各社のカラーが強く出ていて面白かったです。
生々しい話を語っていただくことが多かった為、ここには詳しく書けないことが残念です・・・。

・・・以下、雰囲気をお楽しみください・・・

 

終盤では当初の緊張感に少し和やさがプラスされ、いい雰囲気のまま終えることができました。

 

続いて、さっきの雰囲気どこいった?懇親会 編です。

 

懇親会 編

懇親会はサウスタワー41階の「空箱(そらばこ)」で開催しました。
開会してすぐ、会場は一気ににぎやかな雰囲気に包まれました。

私は司会をしていたのですが、マイクを最大音量にしても、みなさんの活気と音量に負ける程です。(実際負けていました。)

かんぱーいな皆様。盛り上がるまでの時間が早かったです!
21時ですもんね、お腹減りますよね。

懇親会では、ライトニングトークを行いました。
LINE様、グリー様にお願いしましたが、共有会本編とはまた違った、自社システムのこだわったところやしくじり話など、現場感の強い話をお聞きすることができました。

このライトニングトークも面白く、食べる手を止めて聞き入っている方が多かったです!

また冒頭に写真を載せていますが、今回グラフィックレコーディングとして、共有会の様子を1枚の絵に纏めており、そちらを懇親会でご紹介しました。

今回初めて近くで見たのですが、絵が可愛くキーワードがちりばめられていて、
映えーな1枚です。

嬉しいことに、撮影される方もいらっしゃいました。

 

最後は当社阿比留の挨拶で、盛り上がった懇親会もお開きとなりました!

 

スタッフ陣の1枚。いつの間に写真撮ってたの皆さん…あれ?私撮った覚えない。

 

最後に

個人的感想ですが、
今回のイベントに参加してよかったと思えるポイントは、有意義な情報を共有いただけたのはもちろんのこと、何より「社内外の繋がりができたこと」といえます。

チャレンジして失敗して、ときには無茶ぶりもされて… どこの会社でも悩みはつきませんが、それでもチャレンジをやめずにやりきっている姿にも本当に勇気をもらえましたし、新たな視点も得ることができた一日でした。

なお、開始当初元気だったスタッフ陣ですが、数時間の立ち仕事で足腰から悲鳴があがっている人が沢山。でも終わった後は皆いい顔をしていて、このメンバーと一緒に参加できて良かった、少し終わるのが寂しいなと感じました。

イベントレポートは以上です!
今回ご来場いただいたみなさま、そしてスタッフのみなさま、ありがとうございました!